Việc theo mùa cho cửa hàng nhỏ: một năm nhìn từ quầy hàng

Nhà ở thì việc theo mùa chủ yếu là chống nóng chống ẩm. Cửa hàng thì khác: mỗi tháng còn có nhịp mua bán riêng, và việc phải làm đến từ cả thời tiết lẫn nhịp ấy.

Dưới đây là một năm nhìn từ quầy hàng, gom theo giai đoạn chứ không nhét cứng vào từng tháng — vì mỗi ngành lệch nhau vài tuần.

Sau Tết: quãng chậm, và là lúc làm việc tồn đọng

• Kiểm kê thật — không phải kiểm trên sổ. Đây là lúc rảnh nhất trong năm.
• Xả hàng còn lại của mùa Tết trước khi nó thành hàng cũ.
• Sửa chữa nhỏ: đèn, kệ, cửa, biển hiệu — việc mà lúc đông khách không ai đụng tới được.
• Rà lại giá theo giá nhập mới của năm.

Mùa ẩm: chuyện của kho hơn là chuyện của quầy

Miền Bắc có nồm, miền Nam vào mùa mưa. Với cửa hàng, thiệt hại thường nằm trong kho chứ không nằm ngoài quầy — chỗ ít ai ngó tới hằng ngày.

1. Kê hàng lên khỏi sàn — pa-lét, kệ, hay chỉ là mấy thanh gỗ.
2. Hàng giấy, vải, đồ gỗ là nhóm hỏng trước; đưa lên cao và vào trong.
3. Kiểm chỗ dột và chỗ thấm chân tường trước khi mưa dài.
4. Lối vào trơn — thảm thấm nước và biển báo, đây là chuyện an toàn cho khách.
5. Kiểm hạn dùng cho hàng có hạn; ẩm làm hỏng nhanh hơn dự tính.

Giữa năm: lúc nên nhìn lại số

Nửa năm là mốc tự nhiên để đối chiếu, và làm bây giờ thì còn kịp sửa cho nửa sau:

• Món nào bán chạy, món nào nằm im quá lâu.
• Hàng tồn đang chiếm bao nhiêu tiền.
• Chi phí cố định có tăng lên lúc nào không.
• Giấy tờ đến hạn trong nửa cuối năm — hợp đồng thuê, bảo hiểm, giấy phép.

Mùa cao điểm: chuẩn bị trước ít nhất một tháng

Với phần lớn ngành bán lẻ, cao điểm rơi vào cuối năm và các dịp lễ. Việc phải làm sớm, vì tới lúc đông thì không còn thời gian:

1. Đặt hàng sớm — mùa cao điểm là lúc nhà cung cấp khan và giao chậm.
2. Chốt người làm thêm trước khi ai cũng đi tìm người.
3. In sẵn vật tư: túi, hộp, thiệp, nhãn.
4. Dọn kho lấy chỗ cho lô hàng lớn sắp về.
5. Kiểm thiết bị thanh toán và phương án dự phòng khi mạng chập chờn.

Cuối năm: bán và đóng sổ cùng lúc

Đây là quãng nặng nhất vì hai việc chồng nhau. Vài điều giúp đỡ rối: chia ca rõ ràng và dán lịch ở chỗ ai cũng thấy; chốt hạn cuối nhận đơn và nói trước với khách; giữ hoá đơn chứng từ gọn ngay trong lúc bán thay vì dồn tới cuối tháng; và chốt trước ngày nghỉ, ngày mở lại, rồi báo cho khách sớm — cả trên cửa lẫn trên trang bán hàng.

Việc không theo mùa nhưng phải có lịch

• Bình chữa cháy — kiểm định kỳ, và ai cũng phải biết nó nằm ở đâu.
• Điện — ổ cắm, dây nối, thiết bị nóng; cửa hàng cắm nhiều thứ hơn nhà ở.
• Cân, máy tính tiền, máy in — kiểm trước mùa cao điểm.
• Bản kiểm an toàn lối đi, nhất là khi hàng chất tạm.

Nhịp trong tháng và nhịp trong tuần

Ngoài nhịp năm còn hai nhịp ngắn hơn mà người đứng quầy nào cũng nhận ra, và biết trước thì xếp việc dễ hơn hẳn:

• Đầu tháng thường đông hơn cuối tháng ở nhiều ngành, vì đó là lúc người ta vừa nhận lương.
• Cuối tuần và ngày thường khác hẳn nhau — nên xếp việc cần yên tĩnh (kiểm hàng, nhập liệu, dọn kho) vào đúng những buổi vắng của chính cửa hàng mình, chứ không theo lời khuyên chung.
• Ngày rằm mùng một đông hẳn với một số ngành và vắng hẳn với ngành khác.

Cách biết chắc: ghi lại số khách hoặc số đơn theo ngày trong hai ba tháng. Nhịp thật của cửa hàng bạn hiện ra rất nhanh, và nó có thể không giống bất cứ mô tả chung nào.

Hàng tồn từ mùa trước

Mỗi mùa qua đi để lại một ít hàng không bán hết, và chúng dồn dần thành tiền chết. Nên xử ngay khi mùa vừa kết thúc, đừng để sang mùa sau:

1. Tách riêng ra một chỗ để biết mình đang ôm bao nhiêu.
2. Món còn hợp quanh năm thì trộn lại vào quầy chính.
3. Món chỉ hợp đúng mùa đó thì giảm giá ngay trong vài tuần đầu, đừng đợi mùa sau — mùa sau nó đã là hàng cũ.
4. Ghi lại đã nhập dư bao nhiêu, để mùa sau đặt sát hơn.

Một trang giấy là đủ

Không cần phần mềm. Một tờ dán trong kho, chia bốn ô theo bốn quãng ở trên, mỗi ô vài dòng việc và một chỗ tích. Cái đáng giá không phải là bản kế hoạch đẹp, mà là chỗ tích đã làm hay chưa — vì việc theo mùa hay bị bỏ sót đúng do không ai nhớ năm ngoái đã làm tới đâu.

Việc theo mùa khi cửa hàng chỉ có một người

Danh sách trên đọc thì gọn, nhưng người vừa đứng quầy vừa nhập hàng vừa trả lời tin nhắn thì không có buổi nào trống hẳn. Cách thực tế: mỗi tuần chọn đúng một việc theo mùa, làm vào buổi vắng nhất, và chấp nhận rằng cả quãng chỉ xong bốn năm việc.

Bốn năm việc đúng lúc vẫn hơn hẳn một danh sách mười lăm việc không ai đụng tới.

Ba điều gọn lại

1. Quãng chậm sau Tết là lúc làm việc tồn đọng: kiểm kê thật, sửa chữa nhỏ, rà lại giá.
2. Mùa ẩm thì thiệt hại nằm trong kho, không nằm ngoài quầy — kê hàng lên khỏi sàn trước tiên.
3. Chuẩn bị cao điểm trước ít nhất một tháng, nhất là đặt hàng và chốt người làm thêm.